Komunikasi Berkesan

KOMUNIKASI BERKESAN

Definisi komunikasi

Komunikasi ialah proses penyampaian atau pemindahan mesej dari seorng kepada yang lain. Ia juga adalah proses mewujudkan kefahaman orang lain mengenai mesej yang disampaikan dan kedua-duanya mempunyai kefahaman yang dikongsi bersama.

Komunikasi berkesan

Komunikasi berkesan berlaku dalam keadaan-keadaan berikut:

1 mesej yang disampaikan difahami dengan tepat dan jelas penerima

2 makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima

3 perubahan yang berlaku (sekiranya dikehendaki) akibat dari mesej adalah seperti

perubahan yang dikehendaki oleh penghantar

4 mesej yang disampaikan mempunyai kos efektif

Elemen dalam komunikasi

Elemen-elemen tersebut adalah:

1 Penghantar

Orang yang mempunyai mesej untuk disampaikan

2 Mesej

Maklumat idea atau pandangan yang datangnya dari minda penghantar dan cuba disampaikan kepada pihak lain

3 Gangguan

Perkara-perkara yang menggangu dan menghalang keberkesanan komunikasi. Akibatnya maklumat yang diterima mungkin tidak tepat atau salah tafsir

Penghantar

Penghantar hendaklah memastikan perkara-perkara berikut diberi perhatian sewajarnya iaitu:

1 penghantar jelas tentang mesej yang hendak disampaikan

2 meneliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan

3 pasti dengan kepentingan mesej itu

4 Mendapatkan perhatian penerima

5 menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai

6 sensitif kepada maklumbalas pihak lain

7 mengenal pasti gangguan

8 mengurangkan gangguan

Maklum balas boleh diberi atau didapati melalui berbagai kaedah iaitu:

1 mengemukakan soalan-soalan sama ada daripada penghantar atau penerima

2 reaksi-reaksi bukan lisan yang kelihatan

3 rephrasing atau paraphrasing iaitu merumuskan semula mesej

4 ringkasan-ringkasan

Antara gangguan dalam komunikasi ialah:

1 persediaan yang tidak mencukupi di pihak penghantar sehingga menyebabkan mesej kurang jelas

2 penghantar dan penerima tidak dapat mengenal pasti dan memisahkan antara pemerhatian, sangkaan dan mesej sebenar

3 pemilihan perkataan yang tidak tepat dan terlalu umum yang mengundang tafsiran

berbeza-beza mengenai perkataan

4 masing-masing mempunyai kefahaman yang berbeza-beza mengenai perkataan dan ayat

5 Satu pihak sensitif dan menghormati kelainan pihak lain. Anggapanya ialah semua yang terlibat mempunyai pandangan dan perasaan yang serupa.

Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat dalam komunikasi berkesan iaitu:

1 Kemahiran tingkah laku

a) komunikasi mata

b) kedudukan tubuh dan pergerakan

c) mimik muka dan air muka

d) ketrampilan

e) suara

f) komunikasi berkesan

2. Kemahiran menimbulkan minat orang

a) libatkan pendengar

b) menghiburkan

c) mengenalpasti keistimewaan orang lain

d) membawa topil perbualan yang anda mahir

3. Kemahiran memberi perhatian

a) mendengar dengan aktif

b) menumpukan sepenuh perhatian dengan perhubungan mata

c) mata tidak liar ke sana ke mari tidak kerap melihat jam atau tidak meninjauninjau keluar

d) memberi maklumbalas lisan atau bukan lisan yang positif seperti perkataan ya atau mengagguk angguk kecil

e) bertanya untuk penjelasan selanjutnya sekiranya kurang jelas

4. Kemahiran mendengar

5. Kemahiran pemerhatian

6. Kemahiran mengemukakan soalan

a) Soalan tertutup

b) Soalan terpimpin

c) Soalan terbuka

7. Kemahiran memberi rekleksi perasaan

8. Kemahiran memberi maklumbalas

9. Maklumbalas yang gagal

Perhubungan Interpersonal

Perhubungan Interpersonal ialah bagaimana anda berinteraksi dan berkomunikasi dengan seorang yang lain. Anda memerlukan kemahiran bagi mendapatkan perhubungan yang baik.

Dalam komunikasi dan perhubungan interpersonal, terdapar 2 peringkat yang terlibat iaitu:

1 Peringkat maklumat

2 Peringkat perhubungan

Layanan yang diharapkan

Difahami

Setiap individu mahu dirinya difahami dan tidak disalah anggap. Individu adalah unik, mempunyai latarbelakang berbeza dengan pengalaman berbeza yang menyebabkan peribadi dan kelakuannya sedemikian rupa. Semua orang tidak mahu dirinya dijatuhkan hukuman atau dituduh melulu kerana sesuatu sebab.

Diterima

Untuk diminta diterima seadanya, tanpa perlu dipersoalkan bagaimana dan mengapa. Setiap orang mahukan kebebasan asas dan diberi ruang untuk membentuk peribadinya sendiri tanpa perlu ubahsuai yang banyak kepada masyarakat sekeliling, dengan syaratnya kebebasan tersebut tidak menggangu ketenteraman orang lain. Apabila ada standard atau piawaian yang sukar diterima oleh orang orang tertentu, maka terjadilah singkiran dan penafian.

Dipercayai

Manusia memninta dipercayai tanpa melihat paras rupa atau kedudukan pada dasarnya layanan seperti di atas diperlukan oleh setiap orang, bersesuaian dengan fitrah semulajadi manusia sebagai seorang ahli masyarakat. Apabila semuanya ini dipenuhi maka akan berlakulah keadaan ideal yang harmoni dan bersefahaman.

Asas perhubungan interpersonal

1 layanan orang lain sebagaimana anda mahu diri anda dilayan oleh orang lain.

2 usah beri layanan yang tidak wajar kepada orang lain sebagaimana anda tidak mahu diri anda dilayan sedemikian rupa walaupun orang lain memberi anda layanan yang tidak wajar

Empati

Empati ialah untuk anda memahami pandangan, kelakuan, sikap atau perasaan seseorang sekiranya amda ,asih melihat dari dunia anda. Untuk anda memahami dan menyelami pandangan, perasaan, sikap dan kelakuan orang lain, anda perlu keluar dari dunia anda dan memasuki dunia orang berkenaan.

Langkah untuk mempraktikan sikap empati:

1 mendengar secara aktif

2 mendapatkan maklumat fakta dan perasaan disebaliknya

3 mengesahkan kefahaman anda melalui kaedah “paraphrasing” atau “rephrasing”

4 melihat isu dan pandangan melalui kacamata

5 bersama-sama memahami dan menyelami perasaan mereka dengan bersungguhsungguh

Rapport - memupuk perhubungan /membina jambatan perhubungan antara anda dan orang lain.

Kepercayaan atau percaya mempercayai antara satu sama lain

Cara-cara memupuk rapport

Fokus kepada diri orang berkenaan kerana pada prinsipnya semua orang berminat dengan dirinya sendiri. Memandangkan anda perlu memupuk perhubungan dan menarik minatnya maka fokus adalah kepada diri dan subjek orang berkenaan.

Bagi memupuk kepercayaan lakukan apa yang anda katakan. Ini bermakna anda tidak berpura-pura atau bermuka-muka.

Asertif

Asertif ialah kelakuan atau tindakan seseorang dalam menyatakan perasaan, pandangan dan haknya dengan jelas dan tegas tanpa menggangu perasaan atau hak orang lain. Dalam komunikasi terdapat tiga kelakuan atau tindakan yang dapat dilihat iaitu:

a) Pasif – kelakuan (kelakuan atau tindakan dimana anda tidak berdiri untuk menegakkan hak dan pandangan anda.

b) Agresif- kelakuan (Kelakuan atau tindakan yang agresif kadang kala disalah anggapkan sebagai asertif)

c) Asertif – kelakuan (orang yang yakin pada dirinya dan jelas akan haknya biasanya mempunyai kelakuan asertif)

Secara amnya ada tiga pendekatan kepada masalah perhubungan interpersonal iaitu:

1 Menyelesaikannya iaitu mencari jalan untuk menyelesaikan dan memperbaiki perhubungan

2 membiarkanya iaitu menghindari orang berkenaan sekiranya boleh

Konflik

Konflik ialah satu keadaan dimana terdapatnya pertembungan dan pertentangan dua yang berbeza tidak kira sama ada dua kehendak berbeza, dua keperluan berbeza atau dua kepentingan berbeza dalam satu jiwa yang menyukarkan pilihan dan keutamaan.

Pendekatan yang boleh diambil untuk meyelesaikan konflik ialah:

a) Berhadapan dengan orang yang berkenaan dan menyelesaikannya

b) melibatkan orang ketiga yang mempunyai kuasa

c) salah seorang mengalah dan berundur dari konfliknya